Még a legdigitálisabb munkakörben is felgyűlnek a fontos papírok: szerződések, számlák, garanciajegyek. A legegyszerűbb rendszer három kategóriát különböztet meg: aktív ügyek, megőrzendő dokumentumok, és archívum.
Az aktív ügyeket (folyamatban lévő projektek, kifizetésre váró számlák) tartsd kézközelben egy többszintes irattálcában az asztalon. Ez biztosítja, hogy semmi ne merüljön feledésbe.
A megőrzendő dokumentumokat — amelyekre rendszeresen, de nem naponta van szükség — függőmappákban rendezd kategóriák szerint (adózás, munkahelyi papírok, ingatlan). Egy jól felcímkézett mappatartó doboz sokkal gyorsabb keresést tesz lehetővé, mint egy kupac.
A régebbi, törvény által megőrzendő dokumentumokat (pl. számlák 8 évig) zárt archiváló dobozokba érdemes tenni, dátum szerint felcímkézve, és nem a napi munkaterületen, hanem egy szekrényben vagy polcon tárolni.